Cómo usar Google Docs como un pro

Google Docs hoy se ha convertido en una práctica y cotidiana herramienta de trabajo para todos. Ritcha Ranjan es Product Manager de la compañía y una apasionada del trabajo rápido e inteligente. En un reciente artículo publicado en Fast Company, reveló cinco útiles consejos para hacer uso de la herramienta como un verdadero profesional. En LG Blog quisimos resumírtelos para que tu trabajo se haga cada vez más fácil.

1. Documentos con excelente diseño

El diseño no es solamente cosa de capricho, es importante que la organización de nuestras ideas se vea bien a la hora de presentarlas. Google Docs ofrece más de 600 tipografías, plantillas de trabajo con temas diversos y una amplia gama de funciones de formato. ¡No seas aburrido! Si el sistema te ofrece herramientas diversas, haz uso de ellas.

Además, dentro de las clásicas funciones de formato podrás encontrar las opciones de: colocar títulos y subtítulos, hacer listas, integrar imágenes, colocar tablas y realizar destacados.

2. Hojas de cálculo dinámicas y avanzadas

Las hojas de cálculo (o sheets) de Google Docs, cuentan con más de 340 funciones de gran alcance incluyendo, por ejemplo, de opción de traducir simultáneamente con Google Translate.

Una de las opciones que destaca, es la posibilidad de crear campos de cálculo personalizados, con el apoyo y la funcionalidad avanzada que provee Apps Script. Para quienes trabajan con grandes y tediosos cálculos numéricos, estas opciones puedes significar un inmenso alivio y una ayuda.

3. Atractivas presentaciones

Cuando se quiere presentar un tema a un público o a un equipo de trabajo, siempre es mejor mostrar que contar. En Google Docs saben esto y han creado atractivas opciones. Una de las más prácticas es la opción de utilizar Android, en tu smartphone, para realizar presentaciones en cualquier pantalla equipada con Chromecast.  Y en el caso de estar presentando a través de una videollamada, las apps móviles del sistema también te permitirán hacerlo.

Algo muy innovador son las diapositivas Q&A (Questions and Answers). Cuando estés realizando una presentación a una audiencia, no sólo se tratará de un exposición, sino que el público podrá participar realizando preguntas online. ¿Cómo? A través de sus smartphones, computadores y tablets. Aquí un interesante ejemplo que Ritcha Ranjan ofrece en su artículo:

4. El uso de Google Docs sin conexión

Google Docs tiene claro que no necesariamente cada rincón del planeta está conectado. Por lo tanto, una de sus principales funcionalidades, es la sincronización constante de sus archivos recientes, para poder seguir trabajando si, eventualmente, Internet se cae.

5. Integración de otras aplicaciones

En la compañía saben que sus usuarios no solamente utilizan Google Docs para crear flujos de trabajo digital eficientes, sino que también se ayudan de muchas otras que también son un aporte. Por esta razón, la compañía ha anunciado que próximamente integrará sus hojas de cálculo y sus diapositivas con otras apps, tales como, Salesforce, SAP Anywhere, Sage, Anaplan, Asana, Trello y Prosperworks.

A estas 5 funcionalidades de Ritcha Ranjan, podemos agregar:

• Trabajo colaborativo en línea: Con comentarios, edición simultánea y chat.
• Insertar elementos de navegación: Enlaces, números de página y la posibilidad de crear índices.
• Opciones de «Investigar» y «Definir»: Cuando estás escribiendo sobre un tema que no manejas demasiado, estas dos opciones te permitirán obtener información extra y de manera simultánea.
• Revisión y control de cambios: Se trata de una posibilidad que te permite acceder a un registro con todas las versiones y modificaciones que se han realizado en un documento.
• Gestiones de permisos y privacidad: Los documentos serán vistos solamente por quienes tú selecciones.

¿Para qué utilizas Google Docs?